Политика в отношении обработки персональных данных

УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора
ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»
10.11.2021 № 24-ОД

Политика общества с дополнительной ответственностью «ЛЕКСПАТЕНТ»
в отношении обработки персональных данных

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 Политика общества с дополнительной ответственностью «ЛЕКСПАТЕНТ» (далее–ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ») в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) определяет:

цели и правовые основания обработки персональных данных;

перечень обрабатываемых персональных данных;

категории субъектов персональных данных;

порядок и условия обработки персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»;

права субъектов персональных данных, обрабатываемых ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»;

условия трансграничной передачи персональных данных.

1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь от 07 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон) и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области защиты персональных данных.

1.3. Политика публикуется в свободном доступе в глобальной компьютерной сети Интернет на сайте ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ».

1.4. Для целей настоящей Политики применяются термины в значениях, определенных в Законе, а также следующие термины:

контрагенты ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» – лица, вступающие с ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в договорные отношения;

клиенты ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» – лица, от имени и по поручению которых ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» выполняет юридически значимые и иные действия, в том числе на основании инструкций контрагентов ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»;

электронный реестр ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» по объектам права промышленной собственности – совокупность электронных файлов и папок, содержащих информацию по делам, производство по которым осуществляет либо осуществляло ранее ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ», а также баз данных либо файлов, содержащих указанную информацию в консолидированном виде;

архивная часть электронного реестра ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» – часть реестра, содержащая информацию по делам ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ», производство по которым прекращено;

архив дел ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» на бумажных носителях – дела на бумажных носителях, производство по которым прекращено в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ».

ГЛАВА 2

ЦЕЛИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. Обработка персональных данных осуществляется ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда такое согласие не требуется.

2.2. Согласие субъектов персональных данных не требуется при обработке ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» персональных данных:

для оформления трудовых отношений и в процессе трудовой деятельности работников в случаях, предусмотренных законодательством;

для назначения и выплаты пенсий, пособий;

для ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного социального страхования, в том числе профессионального пенсионного страхования;

для организации и проведения государственных статистических наблюдений, формирования официальной статистической информации;

при получении персональных данных ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором, в том числе при оформлении доверенностей для исполнения соответствующего договора;

когда они указаны в документе, адресованном ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;

в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных;

если обрабатываемые ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» специальные персональные данные сделаны общедоступными персональными данными самим субъектом персональных данных;

для целей ведения административного и (или) уголовного процесса;

для целей осуществления правосудия, исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов;

в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательными актами;

в научных или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных.

2.3. Перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных, цели и правовые основания обработки персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в отношении соответствующих субъектов указаны в Приложении 1 к настоящей Политике.

2.4. ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» обрабатывает биометрические персональные данные работников ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ», кандидатов на трудоустройство в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в виде фотографического изображения лица, а также специальные персональные данные в виде информации о членстве в профессиональных союзах. Обработка иных специальных персональных данных, а именно: данных, касающихся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или других убеждений, здоровья или интимной жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, генетических персональных данных, и иных биометрических персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» не осуществляется.

2.5 На сайте ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в глобальной компьютерной сети Интернет происходит сбор и обработка обезличенных данных о пользователях интернет-сайта (в том числе файлов «cookie»).

ГЛАВА 3

ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» осуществляет обработку персональных данных, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.

3.2. ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» осуществляет обработку:

предоставленных субъектом персональных данных;

персональных данных, полученных посредством направления запроса в порядке, установленном законодательством, либо посредством доступа к информационному ресурсу (системе) в глобальной компьютерной сети Интернет;

общедоступных персональных данных.

3.3. Отказ субъекта персональных данных в даче согласия на их обработку, если такое согласие требуется, влечет право ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» отказать указанному субъекту в выполнении в отношении него функций, для реализации которых необходима соответствующая информация, в обработке которой отказано субъектом.

3.4. ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, на обработку которых требуется получение согласия, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

3.5. Доступ к обрабатываемым в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» персональным данным разрешается только работникам ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ», трудовые функции которых предполагают обработку соответствующих персональных данных.

3.6. ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в качестве оператора вправе поручить обработку персональных данных от имени ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» или в его интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора.

Договор должен содержать:

цели обработки персональных данных;

перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом;

обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных;

меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со статьей 17 Закона.

Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ».

Сведения об уполномоченных лицах, которым ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» поручает обработку персональных данных, если на их обработку требуется согласие субъекта персональных данных, сообщаются субъекту персональных данных до получения его согласия на такую обработку.

3.7. Сроки хранения персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» определяются:

в соответствии со сроками, установленными перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 – для персональных данных, содержащихся в перечисленных в данном перечне документах;

сроком, необходимым для реализации целей обработки персональных данных – для иных персональных данных.

3.8. Обработка персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» осуществляется следующими способами:

с использованием средств автоматизации;

без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).

3.9. ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

издает локальные правовые акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»;

назначает структурное подразделение или лицо (лиц), ответственное (ответственных) за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;

осуществляет ознакомление работников ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ», непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, и обучение указанных работников;

создает необходимые условия для работы с персональными данными;

организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;

хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним.

ГЛАВА 4

ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Субъекты персональных данных имеют право на:

отзыв согласия на обработку персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»;

получение информации, касающейся обработки персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ», в том числе о предоставлении ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» персональных данных третьим лицам;

внесение изменений в свои персональные данные, обрабатываемые ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»;

требование прекращения обработки персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» и (или) их удаления.

4.2. Субъект персональных данных для реализации своих прав, подает в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» заявление в письменной форме либо в виде электронного документа.

Заявление субъекта персональных данных должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных,

адрес его места жительства (места пребывания);

дату рождения субъекта персональных данных;

идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия на обработку персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» или обработка персональных данных осуществляется ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» без согласия субъекта персональных данных;

изложение сути требований субъекта персональных данных;

личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.

4.3. Ответ на заявление направляется ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» субъекту персональных данных в форме, соответствующей форме подачи заявления, если в самом заявлении не указано иное.

4.4. Субъекты персональных данных вправе обжаловать действия (бездействия) и решения ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ», связанные с обработкой персональных данных, в соответствии с законодательством.

ГЛАВА 5

ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. На основании инструкций контрагентов ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» осуществляет трансграничную передачу персональных данных клиентов ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в целях содействия в получении правовой охраны, распоряжении правами и защите принадлежащих им прав на объекты интеллектуальной собственности за рубежом.

5.2. Трансграничная передача персональных данных, указанных в пункте 5.1 настоящей Политики, осуществляется ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ»:

в иностранные государства, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных (участники Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, принятой в г. Страсбурге 28 января 1981 года.) по основаниям, предусмотренным пунктом 3 статьи 4, статьей 6, пунктом 2 статьи 8 Закона;

в иностранные государства, на территории которых не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, по основаниям, предусмотренные пунктом 1 статьи 9 Закона.

5.3. Трансграничная передача персональных данных, указанных в пункте 5.1 настоящей Политики, осуществляется ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» патентным поверенным, ведомствам по интеллектуальной собственности зарубежных стран, региональным и международным организациям в сфере интеллектуальной собственности посредством электронной почты, заполнения электронных форм документов на сайтах ведомств, региональных и международных организаций, почтовой связи, курьерской доставки.

Перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных, цели и правовые основания обработки персональных данных в ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» (Приложение 1 к Политике ОДО «ЛЕКСПАТЕНТ» в отношении обработки персональных данных)